Sistema de Monitoreo: ¿Por qué es importante para nuestro proyecto?
Hace poco culminamos el primer tramo de nuestro viaje de aprendizaje explorando la relación entre la Teoría del Cambio de nuestro proyecto y el diseño de su Evaluación de Impacto.
Y para emprender el segundo tramo de viaje de aprendizaje, hace unos días abrimos una encuesta para recolectar sus sugerencias y así crear juntos el contenido. El tema que fue el más votado por ustedes fue … 🥁… : Sistema de Monitoreo, así que abróchense el cinturón , pónganse cómodos en sus asientos 💺 y empecemos 🛫.
Antes de hablar de sistemas de Monitoreo, tenemos que dar un paso para atrás y tener claro el concepto de sistema.
Así que hablemos de sistemas.
¿Qué es un sistema?
Un sistema es un conjunto de elementos que se relacionan entre sí de manera sistemática. El relacionamiento repetitivo de elementos en un sistema genera patrones o regularidades: normas o fuerzas gravitatorias que moldean toda interacción dentro del ámbito de incidencia de nuestro sistema.
Veamos un ejemplo simple: el baile.
Cuando salimos a bailar en pareja, tenemos dos elementos que en este caso son dos personas: [💃🏻,🕺]. Y tenemos una relación o interacción entre ellos: los pasos de baile.
Cuando bailamos de a dos estamos configurando un sistema de dos elementos que genera regularidades de movimiento al son de la música 🎶🎶.
Ahora, vayamos haciendo un poco más complejo el ejemplo.
Los invito a recordar la última vez que armaron una ronda o un trencito bailarín 🚃. En este caso nuestro sistema pasa a tener cinco, seis o siete elementos. Y se vuelve a configurar un relacionamiento, pero esta vez un poco más complejo.
Y aquí viene lo 📌 interesante. Si eres parte de la ronda o si te quedaste fuera y quieres ingresar al grupo, entonces tienes que seguir las reglas del sistema: moldear tu conducta, gravitar dentro del sistema, pero a a la vez tu ritmo y cadencia también van moldeando al sistema. Cuando bailamos en grupo dejamos de existir para coexistir.
La esencia de un sistema radica en las reglas implícitas o ‘ritmos’ que emergen de las relaciones. Un sistema produce un orden, un’molde’, una cadencia que configura nuestras conductas y hábitos.
Cada uno de nosotros no opera en el vacío sino que habitamos sistemas: coexistimos. Siempre estamos dentro de un sistema, siempre nos estamos relacionando con otros personas u objetos. El depa, la oficina, el barrio, el Metropolitano: todos son sistemas. En esencia, vamos por el mundo bailando diferentes melodías.
Recuerdo que en la clase de Teatro 🎭 que llevé en pre-grado, el profesor Bushby nos repetía:
«Desde que se levantan en la mañana y deciden que ropa ponerse ya están preparándose para entrar en ‘escena’ porque siempre estamos habitando personajes: el mundo es una gran puesta en escena»
Utilizando la analogía del profesor Bushby podríamos aseverar que el mundo es un gran intrincado de sistemas.
Listo. Ahora que tenemos la intuición de lo que es un sistema, veamos el caso de los sistemas de monitoreo.
¿Qué es un sistema de monitoreo?
Para hablar de sistemas de monitoreo, pasemos del mundo del baile al mundo de las plantas🪴. Para que una planta pueda crecer y reproducirse necesita de un ambiente que le brinde de nutrientes, oxígeno, agua, luz, seguimiento y cuidado. Así como las plantas necesitan de un entorno cálido, nuestras actividades de monitoreo necesitan de un sistema propicio para desarrollarse.
Un sistema de monitoreo es el entorno de desarrollo de nuestras actividades compuesto por elementos y relaciones entre ellos que generan regularidades con el objetivo de normalizar estándares mínimos en nuestros productos o servicios para el monitoreo de nuestro proyecto social.
James Clear apunta:
«Uno no crece al nivel de sus objetivos, uno cae al nivel de sus sistemas».
Al igual que cada uno de nosotros, las actividades de monitoreo no operan en el vacío. Si una organización realiza actividades de monitoreo opera dentro de un sistema. Tenemos objetos: bases de datos, equipo informático, personal responsable, informes, etc. Y tenemos relaciones entre ellos: los responsables de diseñar indicadores coordinan con los responsables de su medición. Y estos a la vez coordinan con los responsables del análisis y elaboración de reportes. Y así sucesivamente.
En esencia, nuestras actividades de monitoreo equivalen a un ronda de baile.
Hasta ahora hemos desarrollado nuestro artículo en el mundo abstracto, pero ahora crucemos el puente y vayamos al mundo real.
Entonces, ¿cuáles son los elementos de un sistema de monitoreo?
La naturaleza de los elementos de un sistema de monitoreo dependen del tipo de proyecto que queremos medir. Pero de manera general podemos agrupar y clasificar estos elementos en la siguientes dimensiones:
- Estrategia o dirección
- Ejecución
- Soporte,
- Control de calidad de datos y seguimiento
- Retroalimentación o aprendizaje
- Experiencia del usuario y
- Comunicación e incidencia.
Los elementos específicos de estas dimensiones configuran la ronda de baile de un sistema de monitoreo que genere información válida, confiable y accionable.
Entonces, ¿cuáles son los desafíos de las organizaciones que quieren desarrollar un sistema de monitoreo?
- Dejar de pensar en elementos aislados y empezar a pensar en sistemas o redes. En mi experiencia, la mayoría de organizaciones se concentran en elementos muy específicos: un ‘Excel’, un dashboard, un reporte o un formato que se tiene que completar. Pero no ven las interrelaciones e interdependencias entre ellos y los sistemas que se van configurando. Bailar de a uno es divertido, pero bailar de a cuatro o cinco es magia.
- Diseñar intencionalmente sistemas de monitoreo para lograr resultados, para transformar la data en valor. Saquémosle el jugo a la data que tanto nos cuesta capturar y procesar, no nos conformemos con tablas y reportes para la rendición de cuentas, pasemos a crear valor. En la mayoría de los casos los sistemas de las organizaciones son en un primer momento reactivos y luego inerciales, por ende no hay forma de medir su desempeño que permita refinarlos y aprender como organización. Estos sistemas vegetativos generan que todos estemos apurados ‘para mandar el reporte’. Pero estar apurados no significa que estemos avanzando.
Voila! Vamos aterrizando 🛬.
Los esperamos en el siguiente post en donde veremos: La diferencia entre la Línea de
Base y el Diagnostico de nuestro proyecto.
Los y las esperamos en el siguiente viaje y si quieres seguir aprendiendo, síguenos en nuestras redes. Y no te olvides de …..
Deja una respuesta